Notulen jaarvergadering

De notulen van de jaarvergadering gehouden op 25 september 2015, in het Clubhuis van de Ankeveense IJsclub te Ankeveen

1. Opening en welkomstwoord door de voorzitster.

De voorzitster (Esther van der Heijden) opent de 33ste vergadering om 20.00 uur en verwelkomt de aanwezigen. De voorzitster sluit de vergadering aangezien niet voldoende leden aanwezig zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen. Een nieuwe vergadering wordt bijeen geroepen om 20.20 uur met gelijkluidende agenda. De voorzitster bedankt de Ankeveense ijsclub voor het beschikbaar stellen van de locatie, ook voor het gebruik bij het “Startschot".

2. Ingekomen stukken.

Er zijn afmeldingen ontvangen van Joop Punselie, Joop van Gool, en Theo Boers.

3.      Notulen algemene ledenvergadering van 26 september 2014.

Martin van den Broeck maakt een opmerking over de combinatie van wedstrijd- en recreantrijders. Tijdens het toerschaats uur mag er niet getraind worden op wedstrijdniveau want het is immers een toerschaatsuur en dan komt de veiligheid van de rijders in gevaar. De baancommissie zal hier toezicht op houden. Verder zijn er geen opmerkingen of vragen en de notulen zijn hiermee vastgesteld.

4.      Jaarverslagen

4.1      Jaarverslag van de secretaris

De secretaris Piet Jan Andree brengt het volgende verslag uit:Op 26 september 2014 werd de 32e jaarvergadering gehouden in het Clubhuis van de Ankeveense IJsclub te Ankeveen. De vergadering werd voorafgegaan door “het startschot” waarmee de activiteiten voor de jeugd werd ingeluid. Er waren 24 leden aanwezig, net als in het jaar daarvoor.
Regulier aftredend als bestuurslid waren Esther van der Heijden (voorzitster) en Martin van den Broeck (wedstrijdcommissie). Er waren geen tegenkandidaten en zij werden opnieuw benoemd voor een periode van drie jaar. In het boekjaar 2014/2015 hebben we 7 keer een bestuursvergadering gehouden. Vaste agendapunten waren:- actiepunten- ingekomen stukken en uitgaande post- financiën- de vijfslag/website/communicatie en PR- jeugdschaatsen- recreanten- wedstrijdschaatsers.Verder werden diverse lopende zaken besproken zoals subsidie aanvragen, het nieuwe licentiebeleid van de KNSB, contacten met collega verenigingen, de Jaap Eden baancommissie en andere instanties.In een laatste telling van het ledensysteem kom ik op 288 leden (vorig jaar 297, het jaar daarvoor 304). Er waren behoorlijk wat opzeggingen, meest jeugdleden, maar dit werd voor een deel goedgemaakt door nieuwe aanmeldingen. Een aantal jeugdleden ging over naar de licentierijders. In de laatste telling van vandaag kwam ik op: 81 jeugdleden (was 98), 85 recreanten (vorig jaar 83) en 81 licentie rijders (83), waarvan er 8 ook als recreant schaatsen. Er zijn 17 niet schaatsende leden en daarnaast ook nog een aantal andere categorieën zoals vrijwilligers, leden van verdienste en ereleden.Als we terug kijken is er al jaren lang een lichte teruggang in de aantallen, niet dramatisch, maar het blijft wel doorgaan.Het bijhouden van de ledenadministratie heeft me dit seizoen veel hoofdbrekens opgeleverd. Eén reden daarvoor was, dat de formulieren op de website vaak niet goed werkten. Dat is nu weer helemaal in orde met dank aan Roelof Pos. Een andere reden is, dat aan en afmeldingen ook vaak via andere routes gedaan worden. Dat blijkt steeds weer tot fouten te leiden, die dan weer veel exta tijd kosten. Dus aan u de boodschap: Alle aan of afmeldingen van leden en het wijzigen van gegevens dient via het secretariaat te gebeuren. En omdat de meeste leden vanavond thuis zitten hoop ik, dat u als mijn apostelen wilt fungeren om deze boodschap verder te verkondigen. Hartelijk dank.Vrijwilligers vormen het hart van de vereniging. Er zijn er zo’n 50 actief bijv als trainer (schaatsen, bos, skeeleren, fietsen), jeugdbegeleider, organisator van activiteiten (wedstrijden,etc), ,juryleden, commissieleden enzovoort. Zonder de inzet van deze mensen zou de vereniging niet kunnen draaien. Het bestuur spreekt zijn enorme dank en waardering uit voor al deze mensen, die de vereniging draaiend houden.Er zijn geen vragen.

4.2 Jaarverslag technische- en wedstrijdcommissie.

Martin van den Broeck doet verslag van de technische- en wedstrijdcommissie zoals hieronder weergegeven:Het afgelopen seizoen waren er geen bijzonder heden binnen de Technische en Wedstrijd commissie, de wedstrijden waren goed bezet dit was zeker bij de pupillen zo, in een overzicht scoorde de 5 dorpen pupillen 100% deelname.Het clubkampioenschap in Hoorn was gezellig en er werd gestreden om de podium plaatsen.Enkele punten binnen de wedstrijd organisatie kregen aandacht en werden in Thialf toegepast om de wedstrijd goed te laten verlopen.Tenslotte is het voor de rijders en organisatie een race tegen de klok.De .Technische commissie heeft daarom draaiboeken gemaakt van alle activiteiten die wij organiseren.
De commissie heeft de afgelopen zomer niet stil gezeten, er waren verschillende veranderingen zowel bij de KNSB als bij de baancommissie op Amsterdam.Alle wedstrijdrijders moeten nu zelf een wedstrijdlicentie aan vragen maar dit is niet verplicht.Er mag ook zonder licentie op een gewestelijk trainingsuur geschaatst worden, wel is een abonnement voor het uur waarop je les neemt verplicht.Er mag 1 x per seizoen een daglicentie worden aan gevraagd voor een wedstrijd naar keuze, de kosten hier voor zijn in vergelijking met een jaar licentie erg hoog..Zonder licentie mag je niet deelnemen aan een wedstrijd.Ieder heeft hier over persoonlijk informatie gehad van de KNSB.Bart Brinksma heeft in een duidelijk overzicht alles op een rij gezet.De grootste veranderingen in het wedstrijdrooster voor 2015/ 2016 zijn de Marathon en de wedstrijduren, de marathon wedstrijden gaan van de woensdagavond naar de vrijdagavond. En er zijn verschillende wedstrijd uren verplaatst.Zodra het wedstrijdrooster bekent is kan ieder zich hier in verdiepen.Om goed en onderbouwt les te geven op het ijs en in de zomer word er geëist van de KNSB om de gediplomeerde trainers bijscholing te laten volgen.De trainers bezetting binnen de 5 dorpen is voor de toekomst nog niet veilig gesteld en is dan ook een zorg voor de komende jaren. Een zorg voor de trainers, het bestuur en de technische commissie maar ook voor alle leden! Bij een trainers tekort zijn wij genoodzaakt les uren te schrappen en dit is niet het beleid van de 5 Dorpen. Als iemand een trainers opleiding wil volgen dan horen wij dit graag of misschien weet je iemand die les wil geven bij de 5 Dorpen. De trainers voorwaarden zijn bij de 5 Dorpen goed geregeld.Het jury corps bij de 5 Dorpen is op orde, maar starters ,Scheidsrechters en voor de ET zijn we nog op zoek naar mensen. De Technische commissie bestaat uit een bestuurslid en een aantal commissie leden Op dit moment verzorgt Anita de Jong het wedstrijd secretariaat Natascha Wenneker algemeen commissielid en Bart Brinksma coördinator baan abonnementen. Zelf ben ik bestuurslid en commissielid, dit doe ik al een jaar of 10 en ben met mijn laatste periode bezig Ik zoek dus iemand die dit van mijn overneemt en niet van de ene dag op de andere maar bijv een heel seizoen zodat je weet wat er georganiseerd moet worden.Als er vragen zijn dan horen wij dit graag. De zomer trainingen zijn op enkele onderdelen na goed verlopen, we hebben Rosalinde van de Velden en Siert Hoekstra bereid gevonden om de pupillen te trainen in het bos, maar zo goed als de deelname aan de wedstrijden ,zo slecht is de deelname aan het bos trainen Tijdens de trainers vergadering is besloten om te zien of hier verandering in kan komen. Op de skeelerbaan in Baambrugge ging alles op rolletjes. Bij het fietsen is ieder er aan gewent zonder trainer te fietsen de aantallen zijn per week verschillend maar over het algemeen is de opkomst zeer goed en aangevuld met niet leden.Het fietsen bij de jongste wedstrijdrijders is niet echt van de grond gekomen ondanks de goede inzet van Ruud Bouwmans. Het lukt ons dit jaar niet een trainings weekend te organiseren maar volgend jaar staat het weer op het programmaDe familie schaatsdag in Dronten zal plaats vinden op 4 oktober a.s.   De technische en Wedstrijdcommissie commissie bedankt iedereen voor de inzet afgelopen seizoen Hoe groot of gering de hulp ook mag zijn zonder vrijwilligers is er geen bestaan voor een verenigingEmma van Rijn is gestopt met het professionele schaatsen wij wensen haar veel succes bij haar studie en de verdere toekomst.
Bart Brinksma ,Mario Hagen, Maike Brinksma , Pieter Lubbe,Charlotte kool Stan Wenneker en Fabiane Kool zijn opgenomen in verschillende selectie groepen cq ijsfaciliteiten een mooi aantal 5 dorpers met talent.Nu nog even een vooruitblik 4 oktober familie schaatsdag in Dronten aanvang 9.30 uur 30 januari van 17.30 tot 20.00 uur clubkampioenschappen in Hoorn De technische en wedstrijd commissie wenst iedereen een gezond en sportief seizoen 2015- 2016.Johan Ruitenbeek vraagt hoe het zit met de verzekering voor niet schaatsende leden, die in de zomer fietsen. Martin van den Broeck antwoordt, dat als een niet schaatsend lid gaat fietsen op een door de club georganiseerde fietstocht hij of zij verzekerd is. Een niet schaatsend lid is gewoon lid.Bart Brinksma vraagt hoe het zit met het nieuwe systeem van daglicenties voor wedstrijdrijders. Het bestuur zal dit uitzoeken.

4.3 Verslag van de toerschaatscommissie.

Mies Lubbe brengt verslag uit over het recreanten schaatsen:Dit seizoen zijn er 15 schaatsers gestopt, gelukkig minder dan het daar jaar daarvoor, toen waren er 29 afmeldingen. Gelukkig zijn er alweer 14 nieuwe aanmeldingen binnen gekomen. Momenteel zijn er 91 toerschaatsers.Onze trainers zijn Theo Boers en Floris v.d. Broeck en het tweede uur komt daar Erik Visser nog bij. Henk van Benten, hij had het al aangegeven, maar hij stopt toch echt dit jaar met lesgeven op de maandagavond. Afgelopen december is er weer een eindejaar borrel  geweest, in restaurant Jaap, was heel gezellig en is ook de nieuwe Vijfslag uitgedeeld. Dit seizoen krijg u daar ook weer een uitnodiging voor. Ook is de uitnodig voor Dronten verzonden. Verder is het van belang dat u regelmatig op onze website kijkt voor al het actuele nieuws. En verder zoek ik een opvolger(ster) voor mij, want na een aantal jaren dit met veel plezier gedaan te hebben, stop ik er nu mee. Dus wij zijn opzoek naar een nieuw bestuurslid, misschien een toerschaatser, dat zou heel handig zijn.Er zijn geen vragen.

4.4 Verslag van de jeugdcommissie.

Reinier Mouw doet verslag van de activiteiten van de jeugdcommissie:AlgemeenAlle geplande activiteiten van het seizoen zijn volgens plan verlopen, de kinderen en hun ouders hebben ervan genoten en waren bijzonder te spreken over de organisatie. Het schaatsen bij onze vereniging valt elk jaar weer in goede aarde bij de kinderen wat ook dit jaar weer terug te zien was in het aantal leden. Zelfs halverwege het seizoen zijn er nog 7 leden bij gekomen.
JeugdcommissieZoals vorig jaar reeds aangegeven zullen er komend seizoen vier commissieleden stoppen, hiervoor in de plaats hebben wij 2 nieuwe commissieleden geworven. De commissie is nu relatief klein dus als er nog iemand is die graag wil meehelpen dan is hij of zij zeker welkom. Vanzelfsprekend wordt er ook door de commissie naar aanvulling gezocht.CijfersHet aantallen jeugdleden in 2010-2011 vrijdag 33-zaterdag 120, 2011-2012 (25-101), 2012-2013 (25-78), 2013-2014 (98) en 2014-2015 (105). We hadden ongeveer 25 afmeldingen voor komend seizoen, het aantal nieuwe aanmeldingen is mij op dit moment niet bekend maar als de trend van de (8 mensen?) afgelopen jaren zich voortzet dan verwacht ik een aanzienlijke groei. Het flyeren op de basisscholen in de 5 gemeentes en Naarden en Bussum heeft inmiddels plaats gevonden. Er zijn posters ophangen en enkele advertenties in de plaatselijke kranten geplaatst. Aankomend jaar gaan we ook weer werken met halve abonnementen, zodat inschrijvingen vanaf januari ook mogelijk zijn.Begeleiding op het ijsBij de begeleiders gaat het goed, het is en groep enthousiaste ouders en schaatsliefhebbers. We hebben dit jaar maar 2 opzeggingen waarvoor alweer vervanging is gevonden. Afhankelijk van de groei in het leden aantal moet er zelfs misschien nog geworven worden om een of twee extra groepen op het ijs te krijgen. In middels hebben wij onze eerste ervaring opgedaan met het vaardigheidspaspoort. In het komend seizoen zal daar weer extra aandacht voor zijn zodat binnen alle groepen een zelfde standaard van toetsen zal zijn. Olav Dijst (onze nieuwe begeleiderscoordinator) heeft reeds voor alle begeleiders een dag op het ijs georganiseerd om hen enigszins kennis te geven van de mogelijkheden van kinderen in bepaalde leeftijdsgroepen.Komend seizoenDe focus zal komend jaar weer liggen op de vaardigheden van de kinderen en het verder en beter implementeren van het paspoort in ons toch al drukke programma. De jeugdcommissie gaat ervoor en verwacht een leuke sportieve winter te hebben!!!!!!!!! Er zijn geen vragen.

5. Jaarverslag van de penningmeester.

De penningmeester Anton Bout brengt verslag uit over het jaar 2014/2015 :Hierbij wordt u het jaarbericht 2014/2015 van Schaats- & hardrijdersvereniging de 5 Dorpennamens het bestuur aangeboden. In het jaarbericht is het verslag van de Commissie Controle Financiën opgenomen inzake het verenigingsjaar 2014/2015.Het bestuur heeft in de najaarsvergadering van 2014 de begroting 2014/2015 gepresenteerd met een batig saldo.Het bestuur stelt vast dat het boekjaar 2014/2015 met batig saldo van €   1.840,00 werd afgesloten.Onderstaand wordt de staat van baten en lasten, in het bijzonder de afwijkende posten hierin, in het kort toegelicht ten opzichte van de begroting 2014/2015.
InkomstenHet totaal van de inkomsten zijn hoger uitgekomen dan begroot, dit is voornamelijk veroorzaakt door: hogere opbrengst(en) van contributie(s), advertentie(s) en clubkleding;

Uitgaven, de totale werkelijke uitgaven zijn lager dan de begrote uitgaven. De grootste afwijkingen betreffen:

  • lagere kosten representatie, communicatie, kantoorkosten en kosten i.c.t.;
  • lagere kosten bestuur, ereleden en leden van verdienste;
  • lagere kosten jeugdschaatsen (minder kosten opleiding, minder overige uitgaven jeugdcie);
  • lagere kosten hardrijden (lagere kosten ijshuur);
  • meer kosten toerschaatsen (totale uitgaven hoger dan voorzien);
  • minder kosten activiteiten trainingskampen, kunstijsbanen (kosten lager dan voorzien):
  • meer kosten clubkleding (clubkleding/ coaches-/begeleiders jassen);
  • minder kosten feest(middag/avond) dan begroot;

Voor het overige verwijzen wij naar de toelichting op de balans en staat van baten en lasten in het jaarbericht 2014/2015.AlgemeenAutomatisering. In het komende seizoen zal er een beslissing genomen worden om tot één automatiseringssysteem voor alle verenigingszaken te komen (WebBasisKNSB in de “cloud”).Subsidie(s) en donatie(s), de gemeenteraad van Wijdemeren heeft een welzijnssubsidie toegekendvoor een periode van vier jaar (2013 t/m 2016), bij natuurijsperioden zijn er donaties te verwachten van de Ankeveense IJsclub en de Kortenhoefse IJsclub.Er zijn geen vragen.6. Verslag kascommissie en decharge penningmeesterDe leden van de kascommissie, Joop van Gool en Theo Boers zijn helaas beiden afwezig.Hun verslag wordt voorgelezen door Annie Groenen en Wim Koopmanschap. De commissie heeft geen op of aanmerkingen betreffende de financiële jaarstukken. De commissie stelt de jaarvergadering voor de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt in met het voorstel en verleent onder applaus decharge aan de penningmeester.

7.Benoeming kascommissie

Joop van Gool is aftredend en de kascommissie voor volgend jaar zal bestaan uit Theo Boers en Wim Koopmanschap. De voorzitster vraagt wie zich vrijwillig aanmeldt als reservelid. Floris van den Broeck meldt zich aan als reservelid.

8. Begroting 2015/2016 en vaststelling contributie 2016/2017.

Hierop worden de begroting en de voorgestelde contributie goedgekeurd.

9.      Verkiezing nieuwe bestuursleden.

Regulier aftredend zijn Mies Lubbe (toercommissie) en Piet Jan Andree (secretaris). Zij zijn beiden herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten en zij worden voor een periode van 3 jaar benoemd.Reinier Mouw treedt af als bestuurslid voor de jeugdcommissie. De voorzitster spreekt Reinier toe en bedankt hem voor alle inspanningen en overhandigt hem een boeket. Reinier bedankt daarna de vereniging voor wat hij heeft mogen doen. Hij heeft 6 jaar les gegeven, zat 5 jaar in de jeugdcommissie en 3 jaar in het bestuur. Het les geven was het leukste, ook het bestuur heeft hij met veel plezier gedaan.

10.    Cluborgaan: de Vijfslag en de website www.de5dorpen.nl 

Han Stubert brengt verslag uit. Helaas is hier geen schriftelijke weergave van beschikbaar.Een aantal punten worden gemeld en in de vergadering besproken.Het zou handig zijn om in Facebook aparte groepen te maken voor jeugd, recreanten en wedstrijdrijders. Geeft wel weer extra werk en onderhoud.Het zou handig zijn als je mails (of whatsapps) in 1 keer zou kunnen sturen naar alle leden of naar de eigen groep.Het bestuur noteert dit als een punt van aandacht.

11.    Jubilerende leden.

Zijn er dit jaar niet. De voorzitster roept de aanwezigen op om mogelijke jubilerende leden zo veel mogelijk bij het bestuur te melden.

12.    Wat verder ter tafel komt.

Martin van den Broeck meldt dat Marinka van den Broeck de kledingcommissie heeft overgedragen aan Esmée Koolen. Er is weer veel kleding verkocht vanavond.

13.    Rondvraag en sluiting van het officiële gedeelte van de vergadering.

Ton Vendrig vraagt of er zeggenschap is over de benoeming van de leden van de baancommissie. Martin van den Broeck antwoordt, dat de leden van de baancommissie uit de verenigingen worden gekozen waarop Ton vraagt of de 5 Dorpen daar ook in is vertegenwoordigd. Martin antwoordt, dat dat nu niet het geval is.

Wim Koopmanschap merkt op, dat de ASV elk jaar een busreis naar de Weissensee organiseert. Is dat ook niet iets voor ons? De voorzitster vindt dat daar zeker over nagedacht kan worden. Vorig jaar waren er veel leden van de 5 Dorpen, die pas daar van elkaar ontdekten, dat ze er ook waren. Maar iemand uit de vereniging zou dat moeten organiseren, het bestuur zit te vol. Wim K. Suggereert om de ASV te vragen hoe het daar precies gaat. Het bestuur zal voor volgend jaar kijken wat de mogelijkheden zijn. Ook Wim Koopmanschap zal er nog eens naar kijken. De penningmeester voegt er aan toe, dat de vereniging hier wel een financiële stimulans aan kan geven.

Er zijn geen verdere vragen meer en de voorzitster sluit de vergadering.

Esther van der Heijden, voorzitster                       

Piet Jan Andree, secretaris